Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

1. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem convern.pl (dalej: „Serwis”) jest Dominik Kogut zamieszkały w Grochowce 96, 37-733 Grochowce (dalej: „Administrator”).
2. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane zgodnie z prawem, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO).
3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących prywatności jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: kontakt@convern.pl.
4. Użytkownikiem jest każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która korzysta z Serwisu, w tym rezerwuje termin spotkania (dalej: „Użytkownik”).
5. Konsultacja to bezpłatne spotkanie online z Usługodawcą, polegające na wstępnej diagnozie biznesowo-technologicznej Użytkownika, które nie pociąga za sobą obowiązku zawarcia umowy na płatne usługi Usługodawcy (dalej: „Konsultacja”).

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane Użytkownika w następujących celach:

1. Obsługa rezerwacji i komunikacja - przetwarzanie danych z formularza (imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, temat rozmowy oraz treść zapytania) w celu umówienia i realizacji Konsultacji (podstawa: oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działanie na żądanie przed zawarciem umowy).
2. Rejestracja przebiegu Konsultacji - rejestracja audio (głosu) z Konsultacji w celach analitycznych oraz w celu rzetelnego przygotowania rekomendacji z wykorzystaniem zewnętrznych modeli sztucznej inteligencji działających przez interfejs API (zastrzeżenie: dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane przez dostawców do trenowania publicznych modeli), przy czym pliki są trwale usuwane maksymalnie po 60 dniach (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora).
3. Analityka i marketing - badanie ruchu w Serwisie, zachowań użytkowników oraz skuteczności reklam (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda Użytkownika).
4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami - ewentualne przechowywanie danych związanych z realizacją usług na wypadek sporów prawnych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora).

3. Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe - imię i nazwisko, adres e-mail oraz nazwa firmy.
2. Dane dotyczące zapytania - temat rozmowy oraz szczegółowa treść zapytania podana w formularzu rezerwacyjnym.
3. Dane audio - zapis głosu zarejestrowany w trakcie trwania Konsultacji.
4. Dane o aktywności - adres IP, dane z plików cookies, informacje o przeglądarce.

4. Zabezpieczenia techniczne

1. Miejsca wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL), dzięki czemu dane wprowadzone na stronie zostają zaszyfrowane w urządzeniu Użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, którzy są zobowiązani do zachowania ścisłej poufności.
3. Administrator korzysta wyłącznie z usług sprawdzonych dostawców technologii, którzy gwarantują odpowiednie standardy bezpieczeństwa i szyfrowania danych.
4. Administrator stosuje regularne aktualizacje oprogramowania wykorzystywanego do przetwarzania danych osobowych.
5. Administrator okresowo zmienia hasła administracyjne.

5. Hosting

1. Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwerach operatora: Cloudflare.
2. Firma hostingowa w celu zapewnienia niezawodności technicznej prowadzi logi na poziomie serwera. Zapisowi mogą podlegać:
   • zasoby określone identyfikatorem URL (adresy żądanych zasobów),
   • czas nadejścia zapytania i czas wysłania odpowiedzi,
   • informacje o przeglądarce Użytkownika,
   • informacje o adresie IP.

6. Odbiorcy danych i transfer poza EOG

1. Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
   • dostawcy systemów do zarządzania wysyłką e-maili,
   • dostawcy hostingu i infrastruktury IT: Cloudflare,
   • dostawcy systemów rezerwacji terminów: Cal.com
   • dostawcy systemów CRM i zarządzania projektami: ClickUp
   • dostawcy narzędzi analitycznych: Google (Analytics), Meta (Pixel), Microsoft (Clarity),
   • dostawcy narzędzi do videokonferencji: Google (Meet),
   • dostawcy narzędzi do transkrypcji: Deepgram,
   • dostawcy modeli sztucznej inteligencji (AI): OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude)
   • upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora.
2. Ze względu na korzystanie z usług podmiotów takich jak Google, Meta, Cal.com, Microsoft, ClickUp, Deepgram, Anthropic, czy OpenAI, dane mogą być przesyłane do państw trzecich (m.in. USA) przy stosowaniu Standardowych Klauzul Umownych lub udziału w programach typu Data Privacy Framework.

7. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Serwis wykorzystuje następujące technologie:

1. Cookies niezbędne - do prawidłowego działania strony i utrzymania sesji. Nie wymagają zgody Użytkownika.
2. Google Analytics - do analizy statystyk ruchu i zachowań Użytkowników. Usługa bazuje na wykorzystaniu plików cookies i jest uruchamiana wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika. W zakresie preferencji gromadzonych przez sieć reklamową Google, Użytkownik może przeglądać i edytować informacje pod adresem: https://www.google.com/ads/preferences/.
3. Meta Pixel - do mierzenia skuteczności reklam i personalizacji komunikatów marketingowych. Usługa bazuje na wykorzystaniu plików cookies i jest uruchamiana wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika.
4. Microsoft Clarity - do badania zachowań użytkowników poprzez mapy cieplne i nagrania sesji w celu optymalizacji użyteczności strony. Informacje są anonimizowane przed przesłaniem do operatora usługi. Usługa jest uruchamiana wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika.

Narzędzia wymienione w punktach 2, 3 i 4 są aktywowane dopiero po wyrażeniu przez Użytkownika zgody za pośrednictwem bannera cookies wyświetlanego przy pierwszej wizycie w Serwisie.

Użytkownik może w każdej chwili dostosować swoje zgody i preferencje dotyczące plików cookies używanych w Serwisie: Zmień ustawienia cookies

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce. Instrukcje zarządzania plikami cookies dostępne są na stronach pomocy poszczególnych przeglądarek:

• Chrome,
• Firefox,
• Safari,
• Edge,
• Opera.

Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie.

8. Twoje prawa (zgodnie z RODO)

Użytkownikowi zgodnie z RODO przysługuje prawo do:

1. Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
2. Sprostowania (poprawiania) danych.
3. Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).
4. Ograniczenia przetwarzania danych.
5. Wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem).
6. Wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe podane w formularzu rezerwacyjnym oraz dane analityczne i marketingowe będą przechowywane do czasu wycofania przez Użytkownika zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.
2. Pliki audio oraz surowe transkrypcje z Konsultacji są przechowywane przez maksymalnie 60 dni od dnia spotkania, po czym zostają trwale usunięte.
3. W przypadku ewentualnych sporów lub roszczeń, dane mogą być przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.